6 Aralık 2007 Perşembe

KURUMSAL İLETİŞİM VE HALKLA İLİŞKİLER

Kurum imajı & Kurumsal İletişim Ve Halkla İlişkiler

Kurum İmajı

Kurumsal imaj bir kuruluşun çalışanları, hedef grupları (müşteriler, ortaklar vs.), ve kamu üzerinde kurum kimliğinin etkisi sonucunda ortaya çıkmaktadır.Organizasyonun / kuruluşun kimliği aracılığıyla kişilerde organizasyon hakkında bir görüş, resim ve düşünce oluşmaktadır.Kamuoyunda kuruluş hakkında oluşmuş olan bu yabancı resim yalnızca soyut bir izlenimdir.Gerçekliğe çok yakın olabilir, fakat onunla tam olarak örtüşmez.Kurumun kendisi hakkında sahip olduğu düşünce ile hedef grubun sahip olduğu düşüncenin örtüşmesi durumu ise ideal imajı oluşturacaktır.Kurum kimliği kuruluşun kendi resmini tanımlarken, kurum imajı yabancı resmi tanımlamaktadır.Yani imaj kimliğin sosyal alandaki projeksiyonudur.İmaj olması istenilen, kimlik ise gerçekte var olandır.




Kurumsal İletişim ve Halkla İlişkiler

Kurumsal iletişim ve halkla ilişkiler; kuruluşun iç hedef kitlesi ( çalışanları ve aileleri), yöneticiler, ortaklar, hissedarlar; kuruluşa ilişkin tutumlarıyla, düşünceleriyle ve davranışlarıyla son derece önemli bir grubu teşkil eder.

Etkili bir iletişim, örgüt içi eğitim ve motivasyon programları, halkla ilişkiler danışmanının diğer ilgili birimlerle ( personel, insan kaynakları, endüstri ilişkileri, eğitim,reklam) işbirliği içinde yürütmesi gereken faaliyetler olup kuruluş yayınlarından da bu süreçte önemli katkıları bulunmaktadır.

Kurum içi iletişim programları şu hususları göz önünde bulundurmak zorundadır:

  • Kuruluşla çalışan ve sendikalar arasında mevcut bulunan iş sözleşmeleri, sendikal haklar gibi resmi anlaşmalar.
  • Kuruma ilişkin değerler ve davranış biçimlerinden oluşan örgüt kültürü.
  • Kuruluşa ilişkin amaçlar ve hedefler.
  • Kuruluşla çalışanlar arasındaki ilişkilerde bir değişiklik gerekip gerekmediği.
  • Böyle bir değişiklik gerekiyorsa bunun nasıl sağlanacağı ve iletişim programlarının bundaki rolünün ne olabileceği.
  • İletişim programları böyle bir değişiklikte etkili olabilecekse bu etkilerin ne olabileceği, nasıl sağlanabileceği ve bunun biçiminin ve içeriğinin ne olacağı.
  • İletişim programları gerekliyse, bu programların nasıl ve kim tarafından oluşturulabileceği.
  • Geliştirilmiş bir iletişimde şu husular bulunmaktadır:
  • Çalışanların morallerinde, işe ve kuruluşa ilişkin tutumlarında fark edilir oranda bir düzelme ve pozitif yaklaşım;
  • Kuruluşun kendisi ve hedefleri konusunda bilgi ve anlayış düzeyinde yükselme;
  • Kuruluşu oluşturan gruplar arasında mevcut anlaşmazlık ve çıkar çatışması durumlarında azalma;
  • Yüksek seviyede üretkenlik ve motivasyon.

Şirket yönetiminin ilk görevi, çalışanlar ile yöneticiler arasındaki ve iş görenlerin kendi aralarındaki iletişimi sağlıklı ve verimli bir hale getirmektir. Halkla ilişkiler sorumlusu, burada bir destek ve yardımcı fonksiyon olarak görerek içiletişimin ve halkla ilişkilerin sağlanmasında kilit bir görev yapmaktadır.

İç iletişimde halkla ilişkiler bölümünün fonksiyonları:

  • Astların üstlerle gelişigüzel ilişkiler kurmasının önlenmesi;
  • İlişkilerin bir takım etkin ve işlerliğe sahip kurallara bağlanması;
  • Yatay ve dikey iletişimin sağlıklı ve verimli bir iş süreci sağlayacak şekilde eşit işleyebilmesi;
  • Örgütle ilgili konuların, mesajların ve şikayetlerin düzenli şirket içi yayınlarla iletilebilmesi;
  • Periyodik olarak düzenlenen çalışanlara ilişkin toplantılar vasıtasıyla tüm anlaşmazlıkların görüşülerek çözülebilmesi;
  • Çalışanlara yönelik iş geliştirme ve motivasyon programları düzenlenmesi;
  • Şirket kültürünün, iletişim yöntemleri ve şirket içi yayınlar vasıtasıyla benimsetilmesi.

Bu faaliyetler çalışanlar arasındaki dayanışma, topluluğa ve çevreye uyum, moralin yükseltilmesi ve rekabetin kabul edilebilir bir düzeye ve verimlilik amacına uyarlamasını sağlama gibi fonksiyonlara da hizmet etmektir.

Kuruluş içi halkla ilişkiler çalışmalarının geniş ve kapsamlı amaçları, çalışanların eğitilmesi, kurumsal değerlerin ve kültürün benimsetilmesi ve iş görenlerin kurumsal amaçlar doğrultusunda sosyalleştirilmeleri,şirket faaliyetlerinin iş görenlere tanıtımı, örgüt politika ve stratejilerinin tüm personele benimsetilmesi ve onların desteğinin sağlanması, kurumsal motivasyonun ve iş doyumunun arttırılmasına yönelik katkılar yoluyla verimliliğin teşvik edilmesi, bir iletişim kanalı olma görevi görerek yatay ve dikey haberleşmenin ve anlayışının geliştirilmesi ve örgütün dış çevresine de örgütle ilgili bilgi alabilecekleri bir temel kaynak işlevi görmesi biçiminde özetlenebilir.

Kaynak: Aydede, C. (2003). Halkla ilişkiler kampanyaları. İstanbul: Mediacat.

28 Kasım 2007 Çarşamba

HALKLA İLİŞKİLER


HALKLA İLİŞKİLER NEDİR?

Halkla ilişkiler denildiği zaman herkesin aklında bir takım fikirler oluşmaktadır. Halk ve ilişki sözcüklerinden oluştuğu için olsa gerek günlük yaşamda herkesin kendine göre bu tanım hakkında fikri vardır. Basit bir dille “halkla ilgilenen, halkın ilişkilerini düzenleyen kişi” tanımının yapılması muhtemeldir. Ancak halkla ilişkiler tanımı bu değildir ve düşünüldüğü gibi de basit herkes tarafından bilinen bir kavram değildir.

Halkla ilişkiler: “Belirlenmiş hedef kitlelerini etkilemek için hazırlanmış planlı, inandırıcı, bir iletişim çabasıdır.”

İngiltere Halkla İlişkiler Enstitüsü’nü yaptığı tanıma göre halkla ilişkiler: “Bir kuruluş ile hedef kitlesi arasında iyi niyetli ve karşılıklı anlayışa dayalı ilişkileri sürdürmeye yönelik önceden belirlenmiş çabalardır.”

Uluslararası Halkla İlişkiler Derneği’nin yaptığı tanıma göre halkla ilişkiler: “Bir girişimin kamu ya da özel sektörde faaliyet gösteren bir kuruluşun temasta bulunduğu ya da bulanabileceği kesimlerin anlayış, sempati elde etmek ve devam ettirmek için yaptığı sürekli ve örgütlü bir yönetim görevidir.”

Yukarıda yapılan tanımlamaların hepsi doğrudur. Ancak günümüzde halkla ilişkiler sadece kamuoyu ve kuruluş arasında iletişim kurmak, kuruluşu kamuoyuna tanıtmak, benimsetmek, kuruluş imajı oluşturmak değildir. Halkla ilişkiler aynı zamanda pazarlama çalışmalarının önemli bir unsuru haline gelmiştir.

Ürünün ve markanın önem kazanması, tüketicinin etkinliğinin artması ve iletişimin pazarlama düşünceleri içersindeki değerinin ortaya çıkması halkla ilişkilerin değişime uğrayarak pazarlama içinde etkin bir rol almasına neden olmuştur.

Bu gelişmelerle beraber halkla ilişkiler kavramı, kurum ile kamuoyu arasındaki iletişimi sağlayan Kurumsal Halkla İlişkiler (CPR) ve kurumun pazarlama çalışmalarına destek olan Pazarlama Yönlü Halkla İlişkiler (MPR) olmak üzere iki parçaya ayrılmıştır.

A. KURUMSAL HALKLA İLİŞKİLER (CPR)

Kurumsal halkla ilişkiler, kurum ya da kuruluşun muhatap olduğu ve olacağı bütün hedef kitleler ile ilişkileri düzenleyerek, bu kitlelerin kuruma karşı olan bilgisizliklerini, bilgiye, ilgisizliklerini ilgiye ve de sempatilerini kurumsal kimliğe dönüştürme çabalarının bütünüdür.

Kurumsal halkla ilişkiler, hedef kitleleriyle iletişim kurarken çift yönlü bir iletişim sürecini kullanmaktadır. Bu çift yönlü iletişimi gerçekleştirmek için iletişim ve medya kanallarını kullanmaktadır. Kurumsal halkla ilişkiler genel olarak kamuoyu oluşturma tekniklerinden yararlanmaktadır.

Kurumsal halkla ilişkiler genel olarak şu işlevleri yerine getirmektedir.

  • Öneri ve danışmanlık
  • Kurumsal yayınlar
  • Kurum hakkında yayın
  • Toplumla ilişkiler
  • Kurumsal imaja yönelik reklam / mesaj
  • Kamuoyu yaratma – etkileme
  • Sosyal içerikli programlar

Kurumsal halkla ilişkilerin yerine getirdiği faaliyetlere baktığımızda kurumsal halkla ilişkilerin klasik anlamdaki halkla ilişkilerin görevini yerine getirdiğini söyleyebiliriz.

B. PAZARLAMA YÖNLÜ HALKLA İLİŞKİLER (MPR)

Pazarlama yönlü halkla ilişkiler; satışı ve müşteri memnuniyetini teşvik eden, şirketleri ve ürünleri tüketicilerin istekleri, ihtiyaçları, çıkarları ve özel ilgi alanları ile özleştiren, inanılır, güveniler, bilgi ve etkileşim iletişimini kullanan toplam bir planlama, yürütme ve değerlendirme programı sürecidir. Başka bir deyişle; işletmenin satışını artırmak için pazarlama stratejileri doğrultusunda pazarlama faaliyetlerini destekleyen halkla ilişkiler uygulamalarıdır.

Pazarlama yönlü halkla ilişkiler 2 gruba ayrılmaktadır.

1. Pro- aktif Halkla İlişkiler

2. Re- aktif Halkla İlişkiler

1 .Pro-aktif Halkla İlişkiler:

İşletmenin pazarlama amaçları tarafından yönetilmektedir. Defansif olmaktan çok ofansif (hücuma dayalı) eğilimlidir ve fırsat kollayıcıdır. İşletmenin ürün ve hizmetini tanıtmak, ek bir görüntü, haber değeri, meşruiyet ve güvenilirlik kazandırmak için diğer pazarlama iletişimi araçlarıyla bütünleşik bir şekilde kullanılmaktadır.

Pro-aktif halkla ilişkilerin en önemli rolü ürün tanıtımları (lansmanı) ve var olan ürün yelpazesinde meydana gelen değişikliklerinde oynamaktadır. Pro-aktif halkla ilişkiler diğer pazarlama iletişimi unsurlarını bütünleştirerek ürün / hizmet lansmanına bir haber özelliği ve değeri katmaktadır. Genel olarak pazarlama ile iletişimin birlikteliğini içermektedir.

2.Re-aktif Halkla İlişkiler:

Herhangi bir kurum ya da kuruluşun karşı karşıya kaldığı negatif durumları başarıyla atlatabilmesine yönelik giriştiği halkla ilişkiler çabalarıdır.

Re-aktif halkla ilişkiler, dış etkenlere bir cevap tavrıdır. Dış güçlerin ve rakiplerin ortaya çıkardığı durumlardan, tüketici davranışlarındaki değişmelerden, devlet politikalarında meydana gelen değişimlerden ve diğer dış etkenlerin sonuçları bağlamında gerçekleşmektedir. Re-aktif halkla ilişkiler firma için olumsuz sonuçlar doğuran değişikliklerle uğraşır.

Re-aktif halkla ilişkiler, şirketin imajını ortaya koymak, güçlendirmek dolayısıyla geliri artırmak amacında olan pro-aktif halkla ilişkilerin aksine işletmenin zedelenen itibarını onarmak, pazar kaybını önlemek ve düşen satışları tekrar kazanmak amacındadır.

Reaktif halkla ilişkiler, genel olarak kriz zamanlarında yapılan halkla ilişkiler faaliyetlerini içermektedir.

Pro-aktif ve olmak üzere iki ayaktan oluşan MPR genel olarak şu faaliyetlerde bulunmaktadır.

  • Yeni ürünlerin tanıtımına yardımcı olmak.
  • Var olan ürünlerin tanıtımın yapmak ve canlandırmak.
  • İşletmeyi konusunda uzman ve lider olarak konumlandırmak.
  • Tüketicilerin ürüne olan ilgisini pekiştirmek güvenlerini kazanmak.
  • Ürüne destek veren güçlü kurum imajını yaratmak. (Bu amaçla CPR faaliyetlerin desteklemek)
  • Olası krizlere karşı hazırlıklı olmak ya da kriz döneminin olumsuz etkilerini en aza indirmek.
  • Yeni pazarlar oluşturmak, ikincil pazarlara ulaşmak veya zayıf olan pazarları desteklemek.



KAYNAKÇA

http://danismend.com

21 Kasım 2007 Çarşamba

KRİZ YÖNETİMİ



ÖRGÜTLERDE KRİZ NEDİR?

Çevredeki belirsizlik ve değişiklik durumu, örgütleri sürekli olarak beklenmedik tehlike veya fırsatlarla karşı karşıya bırakmaktadır. Örgütlerin varlığını devam ettirebilmeleri, bu tehlikelerden korunmalarına veya fırsatları değerlendirebilmelerine bağlı kalmaktadır. İster tehlike olsun, ister fırsat olsun beklenmeyen ve önceden sezilmeyen olaylar, örgütleri plansız değişmeye zorlamakta ve hatta krize sevk edebilmektedir.

KRİZ YÖNETİMİ

Kriz yönetimi, kriz durumlarında etkili bir yönetim şeklidir. işletmenin kayıp ve kazançlarının büyüklüğüyle yakından ilgilidir. Yani işletmenin karşı karşıya kaldığı fırsat ve tehlikeler, kriz yönetiminde belirleyici rol oynamaktadır. İster korku krizi olsun, ister fırsat krizi olsun, içinde bulunulan durumun özellikleri değişmemekte; örgütte değişmeyi yönetecek ve yeni faaliyetler geliştirecek sistem eksikliği bulunmaktadır. Hızlı cevap verme zorunluluğuna karşılık yönetim kendi amaçlarını bile tanımlamakta güçlük çekmekte ve dolayısıyla işletmenin nereye gittiğini ölçme imkanı bulunmamaktadır. Bu gibi şartlar altında krizi etkili bir şekilde yönetebilmek için iki önemli yaklaşımdan söz edilebiliriz. Bunlardan ilki Krizden Kaçma Yaklaşımı, diğeri ise Krizi Çözme Yönetimi Yaklaşımıdır.

Krizden Kaçma Yaklaşımı:

Kriz şartları altında yöneticinin cevap verme esnekliği, durumla ilgili olarak yapabildiği tahminlere ve karar vermeye hazır olup olmamasıyla ilgilidir. Eğer gelecekle ilgili durumu ve aciliyetini iyi tahmin edilebilinirse, krizden tamamıyla kaçınılması mümkündür.

Krizi Çözme Yaklaşımı:

Kriz işletmeler için istenmeyen bir durumdur. Ancak kriz değişme ve gelişme için yönetime baskı yapması ve işletmenin zayıf yönlerini ortaya çıkarması yönüyle de olumlu fonksiyonlara sahip olmaktadır. Bu olumlu fonksiyonlardan hareketle yönetim, krizi işletme için faydalı hale getirebilir. Kriz yönetiminde esas olan krizin zararlarını en aza indirgemek ve krizi başarıya dönüştürebilmektir. Krizin başarıya dönüştürülmesi için de yönetimin aktif olarak müdahale etmesi gerekir. Krizin çözülmesi için önceden durum fark edilmeli zamanı geçmeden önlem alınmalıdır.

KRİZ SÜRECİ YÖNETİMİ: KRİZ ÖNCESİ VE SONRASI



Kriz yönetimi denildiğinde genellikle akla kriz anı ve sonrasında yapılması gerekenler geliyor. Ancak krizin bir de öncesi vardır. Alışılagelmiş kullanımıyla “kriz yönetimi” kavramının kriz sürecinin bütününü içermediğini düşünülmediğinden dolayı, kriz yönetimi yerine tüm kriz aşamalarını kapsayan bir kavram olan “kriz süreci yönetimi” olarak krizin süreçlerine ele alıyorum.

Kriz süreci yönetimi içinde farklı yönetim yaklaşımlarını barındırıyor. Kriz öncesi ve sonrası yönetim yaklaşımı ve anlayışı ile yapılması gereken eylemler birbirinden çok farklı olmaktadır. Kriz öncesi eylemler çeşitli kriz tiplerinden oluşan kuruma has bir kriz portföyünün tasarlanması, bu olası krizlere ait erken uyarı sinyallerinin toplanması ve hazırlık yaparak kriz önleyici veya hasar azaltıcı ve kurumun sürekliliğini sağlayıcı tedbirlerin alınmasını içermaektedir. Kriz sonrası eylemler ise mağdurların yardımına koşma, krizin ve hasarın çabuk yayılmasını önleme, onarma ve toparlanma ve öğrenmeden oluşmaktadır.

Yönetim yaklaşımı açısından kriz öncesinde her an kriz olabileceği inancının yaratılması, izleme ve hazırlık eylemlerinin yerine getirilmesi gerekmektedir. Tatbikatlar, simülasyonlar, kriz durumundaki yapılanmaların netleştirilmesi ve iletişim stratejilerinin belirlenmesi önem kazanıyor. Bu aşamada amaçsal bir kötümserlik ve savunma içgüdüsünün kurumu proaktif hazırlıklar yapmaya sevk edebileceğini görebilmekteyiz.

Bazı kurumlar proaktif olmayı, yani krizden önce krize hazırlanma yatırımlarını, getirisi çok çabuk ve açık olarak gözükmediği için masraf olarak nitelendirebilirler. Bu düşünceyi değiştirebilmek için yöneticilerin gelecek yönetimi yaklaşımını benimsemeleri gerekmektedir. Geleceğin yönetilebileceğine inanmayarak geçmişe ve bugüne odaklanan veya bahsettiğimiz gelecek yönetimi anlayışını 1960ların planlama yaklaşımı ile karıştıran yöneticiler gelecek ve dolayısıyla özellikle kriz öncesi aşaması olmak kaydıyla tüm kriz sürecinin yönetiminde ciddi zorluk yaşayacaklardır. Gelecek yönetimi geleceğin tahmini değil tasarımından geçer.

Yönetim yaklaşımı açısından kriz öncesinde her an kriz olabileceği inancının yaratılması, izleme ve hazırlık eylemlerinin yerine getirilmesi gerekmektedir. Tatbikatlar, simülasyonlar, kriz durumundaki yapılanmaların netleştirilmesi ve iletişim stratejilerinin belirlenmesi önem kazanıyor. Bu aşamada amaçsal bir kötümserlik ve savunma içgüdüsünün kurumu proaktif hazırlıklar yapmaya sevk edebileceğini görebilmekteyiz.

Bazı kurumlar proaktif olmayı, yani krizden önce krize hazırlanma yatırımlarını, getirisi çok çabuk ve açık olarak gözükmediği için masraf olarak nitelendirebilirler. Bu düşünceyi değiştirebilmek için yöneticilerin gelecek yönetimi yaklaşımını benimsemeleri gerekmektedir. Geleceğin yönetilebileceğine inanmayarak geçmişe ve bugüne odaklanan veya bahsettiğimiz gelecek yönetimi anlayışını 1960ların planlama yaklaşımı ile karıştıran yöneticiler gelecek ve dolayısıyla özellikle kriz öncesi aşaması olmak kaydıyla tüm kriz sürecinin yönetiminde ciddi zorluk yaşayacaklardır. Gelecek yönetimi geleceğin tahmini değil tasarımından geçer.



Kriz anı ve sonrasında ise yönetim yaklaşımı kriz öncesinden çok farklıdır. Zaman, kontrolü imkansız bir şekilde hızla akar. Bu aşamada hayat kurtarma veya daha fazla kayba sebep olmayacak kararlı bir tutuma ihtiyaç vardır. Krizin etkisi ve olayların akış yönü ile ilgili hiçbir zaman yeterli bilgi olmaz, eldeki bilgi çoğunlukla çelişkili ve eksiktir ve dışarıdaki herkes içerideki durumu dikkatle izlemeye başlar. Krize önceden hazırlıklı olan ve olmayan kurumlar arasındaki fark bu noktada çarpıcı bir şekilde görülebilmektedir.

Kriz sonrasında hayat kurtarma ve kayıpları azaltma eylemleri ile eş zamanlı gitmesi gereken bir eylem kurum dışı ile ilişkilerin yürütülmesidir. Krizle ilgili açıklama birçok kişi tarafından veya tek ağızdan yapılabilir. Önemli olan krizden etkilenen tüm iddia sahiplerine ve medyaya, korkmadan ve panik olmadan, tutarlı ve detaylı bir açıklama yapılmasıdır. Suçunu veya yetersizliğini inkar ederek savunmaya geçmek veya krizi örtbas etmeye çalışmak yerine hatalarını kabullenerek mağdurların yanında yer aldığını ve var gücüyle olumsuz sonuçların biran önce giderilmesine çalıştığını tüm iddia sahiplerine ve medyaya gösterebilmek, kurumun krizin etkilerini çok daha çabuk ve az yara almış olarak atlatabilmesini sağlayacaktır.


HALKLA İLİŞKİLER VE KRİZ YÖNETİMİ

Krizler, çevre ile sürekli etkileşim halinde bulunan örgüt ve örgütsel yaşamın parçalarını oluşturmalarından dolayı, bunların örgüt üzerinde yıkıcı etkiler meydana getirmelerine izin verilmemesi gerekmektedir. Ancak bunların her zaman tümüyle ortadan kaldırılmaları mümkün görünmese de, optimal düzeyde tutulmaları ve örgüte zarar vermeyecek bir biçimde halkla ilişkiler politikalarıyla atlatılmaları mümkündür.

Halkla ilişkilerin bilgi toplama, bilgilendirme, kurum imajı oluşturma ve koruma, hedef kitlelerle iletişim sağlama, hedef kitlelerin beklentileri ile kurum performansını aynı çizgiye getirme, sonuçları değerlendirme gibi temel işlevleri kriz dönemlerinde de kendini göstermektedir.

Karşılaşılması olası fakat hoş olmayan durumların önlenmesini ya da en az zararla atlatılabilmesini sağlamak amacıyla yürürlüğe girmesi beklenilen kriz yönetimi, kuruluşun politikasını etkileyen bir yönetim görevi olması ve iletişimini belirleyici özellik taşıması sebebiyle halkla ilişkilere büyük ölçüde ihtiyaç duymaktadır.

Halkla ilişkilerin bir örgütte bulunması önemlidir. Çünkü örgütün girebileceği kriz ortamları için hazırlıklar yapması, krizin oluşması durumunda örgüt adına hareket ederek krizin en az hasarla atlatılması veya krizin etkilerinin olumlu bir fırsata dönüştürülmesi ve kriz sonrasında kriz öncesi durumdan daha iyi bir durumun hedeflenmesi ancak halkla ilişkiler sayesinde mümkün olmaktadır.

KAYNAKÇA

http://www.izto.org.tr

http://www.sosyalbil.selcuk.edu.tr